شروع نامه، مهمترین بخش برای جلب توجه گیرنده و تعیین لحن مکاتبه است. در نامهنگاری رسمی و اداری فارسی، استفاده از عبارات آغازین مناسب نه تنها نشاندهنده ادب و احترام شماست، بلکه حرفهای بودن شما را نیز منعکس میکند.
در این مقاله، ما بر روی یکی از قدرتمندترین و پرکاربردترین شروعکنندهها تمرکز میکنیم: «احتراماً به استحضار میرساند.
۱. تحلیل عبارت: «احتراماً به استحضار میرساند»
این عبارت سه بخش اصلی دارد که هر کدام بار معنایی خاصی را حمل میکنند:
- احتراماً: قید حالت است و به معنی «با احترام» یا «با کمال ادب». این کلمه بلافاصله لحن نامه را رسمی و مؤدبانه اعلام میکند.
- به استحضار: به معنی «آگاه ساختن» یا «به اطلاع رساندن». این واژه تنها در مورد مقامها یا افراد محترمی استفاده میشود که میخواهیم با تواضع، مطلبی را به آنها برسانیم.
- میرساند: فعل سادهای که پیام را به سمت گیرنده هدایت میکند.
نتیجه: این عبارت به طور خلاصه میگوید: “با کمال احترام، به اطلاع شما میرسانم.”
۲. چرا این عبارت بهترین انتخاب است؟
استفاده از این شروعکننده دارای مزایای کلیدی زیر است:
- لحن متناسب: بلافاصله، فضایی رسمی و اداری ایجاد میکند که برای نامههای سازمانی، دولتی یا کاری ضروری است.
- تواضع و احترام: در ساختار سلسلهمراتبی اداری، این عبارت نشان میدهد که نویسنده برای جایگاه و وقت گیرنده ارزش قائل است.
- آمادگی برای پیام اصلی: مانند یک مقدمه محترمانه عمل میکند و گیرنده را برای شنیدن هدف اصلی نامه آماده میسازد.
- کاربرد جهانی: فرقی نمیکند که نامه شما درخواست مرخصی باشد یا اعلام یک مشکل فنی؛ این عبارت برای شروع هر نوع نامهای که هدف آن آگاهسازی است، مناسب است.
۳. چگونه از آن استفاده کنیم؟
برای به کار بردن این عبارت طلایی، تنها کافی است پس از آن، هدف اصلی نامۀ خود را بدون هیچ مقدمهچینی اضافی بیاورید:
- مثال ۱: درخواست:
احتراماً به استحضار میرساند، به دلیل برگزاری مراسم مذهبی، تقاضای سه روز مرخصی استعلاجی در تاریخهای ۲ تا ۴ آذر ماه را دارم.
- مثال ۲: گزارش/اطلاعرسانی:
احتراماً به استحضار میرساند، پروژۀ طراحی سایت در فاز اول مطابق با زمانبندی پیشبینیشده تکمیل گردیده است و نتایج در پیوست موجود است.
مثال ۳: شکایت/انتقاد:
احتراماً به استحضار میرساند، تأخیر یک ماهه در ارسال مواد اولیه باعث شده است که خط تولید شرکت با چالش جدی مواجه شود.
